De beste facturatie om incasso te voorkomen

Wat kan je doen als een klant een factuur niet heeft betaald? Het bijhouden van onbetaalde facturen kan een serieuze aanslag zijn op de tijd en energie van een klein bedrijf - om nog maar te zwijgen van de vervelende gesprekken die ermee gepaard gaan. Je wilt je zakenrelatie natuurlijk beschermen maar tegelijkertijd moet je ook de cashflow van je bedrijf beschermen. We verzamelden hieronder zeven tips voor de beste facturatie om betaald te worden als ZZP'er en in het MKB, zonder dat het ongemakkelijk wordt.

1. Factureer direct

Je kunt je zakelijke factuur het beste direct na afloop van een project indienen. Het werk dat je hebt verricht, ligt dan nog vers in het geheugen van je klant en je laat zo zien dat je er belang aan hecht om tijdig betaald te worden. Als je er lang over doet om de factuur op te stellen, kunnen klanten aannemen dat je geen haast hebt om betaald te worden, waardoor je betaling onderop de stapel komt te liggen.

Het zorgt ook voor verwarring, vooral als de factuur wordt ingediend in een andere boekhoudkundige periode dan wanneer de diensten werden geleverd. Wacht niet tot het einde van de maand of het kwartaal om een factuur te versturen maar doe het echt direct.

2. Zoek uit wie de rekeningen betaalt

Als je producten of diensten levert aan grote organisaties, kan de boekhoudafdeling alleen al uit veel personen bestaan. Het komt ook vaak voor dat de ene afdeling je zakelijke diensten of producten afneemt en dat een andere afdeling de facturen betaalt. Deze discrepantie tussen afdelingen kan leiden tot betalingsachterstanden.

Zoek dus uit wie verantwoordelijk is voor de betalingen en dien je facturen rechtstreeks bij hen in. Je factuur kan door meerdere mailboxen gaan voordat hij uiteindelijk bij de crediteurenadministratie terechtkomt. Je moet ook de juiste contactpersoon hebben als je betaling vertraging oploopt. Anders val je misschien iemand lastig die niet over betalingen gaat, wat leidt tot wrijving in je waardevolle klantrelatie. Schroom nooit om na te bellen!

3. Voor de beste facturatie: stel je facturen nauwkeurig op

Een van de meest voorkomende redenen voor een late factuurbetaling is dat de factuur zelf onvolledig of onjuist is. Wanneer je je facturatiesysteem instelt, zorg er dan voor dat het facturen maakt aan de hand van een duidelijk, professioneel sjabloon. Deze moet alle relevante betalingsinformatie bevatten, inclusief details zoals:

• Relevante inkoopordernummers;
• De projectmanager die de bestelling heeft aangevraagd;
• Korte beschrijving van de geleverde diensten;
• Datum waarop de producten of diensten zijn geleverd;
• Betalingsgegevens;
• Een duidelijke betalingstermijn!

Als je de basisgegevens niet vermeldt, wordt de factuur naar je teruggestuurd, wat tot aanzienlijke betalingsachterstanden kan leiden.

4. Automatiseer je facturatiesysteem

Een gemakkelijke manier om lastige (telefoon)gesprekken te vermijden, is het automatiseren van het facturatiesysteem. In plaats van e-mails te schrijven om achter achterstallige facturen aan te gaan, kan je automatische betalingsherinneringen gebruiken die worden geactiveerd op de einddatum van de betalingstermijn van je facturen.

Je kunt ook regelmatige betalingen instellen voor terugkerende klanten. Gebruik bijvoorbeeld elke maand automatische incasso's om de kosten van goederen en diensten te dekken, zonder dat je achter onbetaalde facturen aan hoeft te gaan. Het vermindert de verwerkingstijd, zowel aan jouw kant als aan de klantzijde.

5. Bied meerdere betalingsmogelijkheden

Verhoog je kansen op tijdige betalingen door klanten een aantal manieren te bieden om te betalen. Hoe gemakkelijker je het je klant maakt, hoe groter de kans is op betaling. Naast het accepteren van traditionele betaalmethoden zoals de klassieke acceptgiro en de bankoverschrijving, moet je ook overwegen om betalingen van apps zoals PayPal, Apple Pay, Google Pay te accepteren.

Welke je ook kiest, vermeld deze betaalopties duidelijk voor de beste facturatie. Je kunt ook een 'Betaal nu'-knop in je e-mailfacturen inbouwen om de ontvanger naar een betaalpagina te leiden.

6. Neem een voorschot op facturen

Als late factuurbetalingen een aanhoudend probleem zijn, is het misschien tijd om proactiever te worden. Veel (kleinere) bedrijven vragen een aanbetaling voordat ze werk leveren aan nieuwe klanten. Je zou een 50% aanbetalingsregel kunnen instellen, zodat je de helft van het loon ontvangt voordat je met het project begint. Als een klant de aanbetaling betaalt, is de kans groter dat hij ook de rest zal betalen. Het geeft je bedrijf ook een positieve cashflow terwijl je wacht op de betaling van de facturen.

Facturatie software helpt je goed bij dit proces. Met de huidige technologie kan je facturen uitschrijven en deze automatisch opvolgen.

7. Wees helder bij aanmaningen

Blijft betaling uit dan helpt het als je duidelijk communiceert wat vervolgstappen zijn. Dat klinkt misschien dreigend maar is het zeker niet. Als de betalingsafspraken duidelijk zijn, mag je een correcte betaling verwachten. Dat betekent ook dat je op enig moment gedwongen bent de zaken uit handen te geven. Wil je een incassobureau inschakelen? Uiteraard geef je dat tijdig aan om je klant een laatste kans te geven om meerkosten te voorkomen. Een incasso regel je tegenwoordig heel snel. Zo kan je deze bijvoorbeeld bij Breyta in een paar minuten online aanleveren. Zij starten dan dezelfde dag op no cure no pay basis met een zorgvuldige aanpak voor een goede oplossing dankzij integer persoonlijk contact.

Ga je voor de beste facturatie?

Met deze tips ga je vast aan de slag. Waarschijnlijk doe je er al veel aan maar er is altijd ruimte voor verbetering. Gebruik de tips dan als checklist voor je huidige facturatieproces. Mis je een belangrijke tip? Laat het weten dan wordt dit overzicht steeds beter!

Meer bedrijfstips vind je hier >>

[ Foto De beste facturatie :] door Nataliya Vaitkevich via Pexels.

Tags: De beste facturatie Zakelijk